Adjointe ou adjoint administratif

Poste: Adjointe ou adjoint administratif
Direction principale: Direction générale
Responsable hiérarchique: Adjointe ou adjoint exécutif – Coordination et gouvernance
Statut: Poste permanent – syndiqué CSN
Date de début: Le plus tôt possible
Classification: 4
Échelle salariale: Selon la convention collective du personnel non-cadre d’Oxfam-Québec (CSN)
Lieu: Montréal

Toute personne qui désire présenter sa candidature doit le faire, par courriel, au plus tard le 20 octobre à 17 h, à ([email protected]).

Mandat

Sous la responsabilité de l’ajointe ou de l’adjoint exécutif – Coordination et gouvernance, la ou le titulaire du poste fournit l’appui administratif, technique et logistique nécessaire au bon fonctionnement de la direction générale et toute autre direction désignée par la direction générale, tout en appuyant son ou sa responsable hiérarchique dans la liaison avec la gouvernance de l’organisation (membres du conseil d’administration, des comités du CA, membres de la corporation, directions principales).

Responsabilités

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable de :

Appui administratif

  1. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (préparation de salle, commande de repas, réservation de transport et d’hébergement, etc.) nécessaire au bon fonctionnement des directions;
  2. Effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme, la révision et la traduction de documents divers (présentations, rapports, tableaux, procès-verbaux, correspondances internes et externes, etc.);
  3. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements;
  4. Tenir à jour, recommander des pistes d’amélioration et apporter les correctifs au besoin à l’ensemble du système de gestion de l’’information (archivage, classement physique et électronique, bases de données, etc.);
  5. Appuyer l’adjointe ou l’adjoint exécutif dans l’organisation, la préparation et les suivis des diverses réunions et rencontres (gouvernance et direction). Sur demande, effectuer la prise de note et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux;
  6. Effectuer la préparation et la vérification des comptes de dépenses de la direction et de la présidence du conseil d’administration;
  7. Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances et assurer la mise à jour du système de suivi budgétaire;
  8. Dépouiller et distribuer le courrier et recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels;
  9. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.);
  10. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation.

Autres

  1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans la prolongation d’une culture d’organisation apprenante et innovante;
  2. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

Qualifications

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative, en bureautique ou toute autre formation connexe.

Langues

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

Logiciels utilisés

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access).
  • Maîtrise des fonctions avancées de Word 2010 : fonctions automatiques, formatage et insertion de tableaux et de tables des matières, importations de dessins, de photos, d’organigrammes, etc.

Expérience

  • 3 ans d’expérience dans un poste similaire.

Exigences particulières

Qualités recherchées

  • Grande discrétion et diplomatie.
  • Autonomie et sens de l’organisation et de la planification.
  • Bon jugement, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.
  • Bonne capacité à gérer son temps, bonne gestion des priorités, initiative et capacité à travailler sous pression.
  • Bonne capacité de communications et bonnes habiletés rédactionnelles.

Disponibilité

  • Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.