Coordonnatrice ou Coordonnateur de la gestion financière et de l’administration

Pays (ville): 
Haïti (Port-au-Prince)
Statut du poste : 
Temporaire - Salarié outre-mer (citoyen au résident permanent canadien)
Durée du contrat: 
12 mois
Direction : 
Programmes intenationaux
Supérieur(e) hiérarchique : 
Directrice ou directeur Pays
Mandat : 

Sous la responsabilité de la directrice ou du directeur Pays, la ou le titulaire du poste a pour mandat d’assurer la saine gestion financière et administrative de tous les projets faisant partie de la programmation d’Oxfam-Québec en Haïti ainsi que le respect du code civil lié aux conditions de travail des ressources humaines d’Oxfam-Québec.

En accord avec les politiques et procédures d’Oxfam-Québec, et en conformité avec les règles particulières découlant des différents contrats signés avec les bailleurs de fonds, elle ou il coordonne les activités comptables et administratives d’Oxfam-Québec pour tous les projets en Haïti. Elle ou il est également responsable de l’élaboration des budgets et des suivis budgétaires, du rapportage et de la consolidation des données financières et administratives de la programmation d’Oxfam-Québec en Haïti.

Responsabilités : 

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire sera responsable :

Volet stratégique

  1. Participer à la préparation et à l’analyse des montages financiers des nouveaux projets avec l’équipe du développement des affaires;
  2. Appuyer la planification budgétaire annuelle, le suivi et la livraison des résultats consolidés et des rapports financiers sur l’avancement des projets en Haïti;
  3. Appuyer l’élaboration et la révision périodique des prévisions budgétaires et/ou des contrôles budgétaires des projets en Haïti ;
  4. Contribuer au processus d’analyse financière avec les autres membres d’Oxfam-International;
  5. Harmoniser les politiques et procédures financières, administratives et des ressources humaines pour toute la programmation en Haïti ;
  6. Assurer les relations avec les différentes directions d’Oxfam-Québec pour la coordination et l’intégration des fonctions financière, administrative ainsi que celle des ressources humaines
  7. Répondre aux demandes d’information financière et administrative du siège social.

Volet représentation

  1. Établir et maintenir une bonne communication et de saines relations avec tous les intervenants en Haïti et au siège social et plus spécifiquement, en lien avec les aspects financiers, administratifs et ressources humaines ;
  2. Participer à des groupes de travail d’Oxfam-International ;
  3. Planifier et animer des réunions internes afin de transmettre les informations en lien avec ses fonctions;
  4. Planifier et coordonner des réunions externes avec des partenaires, des experts comptables, des bailleurs et des institutions gouvernementales.

Volet fonction financière

  1. Assurer la saine gestion de la trésorerie et la protection des actifs sous sa responsabilité ;
  2. Contrôler les encaissements et les décaissements de fonds conformément aux politiques et procédures d’Oxfam-Québec. De plus, contrôler périodiquement et / ou mensuellement les petites caisses ;
  3. S’assurer du respect du « Manuel des politiques et procédures d’Oxfam-Québec » pour tous les projets en Haïti et mettre en place les outils de contrôle interne indispensables à une saine gestion financière ;
  4. Développer un plan d’action qui établit les contrôles, les vérifications et les suivis devant être appliqués afin de s’assurer de l’authenticité, de l’éligibilité et l’imputabilité des pièces justificatives et des montants enregistrés ; 
  5. Mettre en œuvre et assurer le suivi des politiques et procédures d’Oxfam-Québec en matière de budgétisation, de révision budgétaire des projets définis et d’atteinte des objectifs financiers et en rendre compte régulièrement à son supérieur immédiat et à la directrice gestion financière des projets internationaux ;
  6. Procéder aux analyses financières pertinentes afin de favoriser les prises de décisions et maximiser l’allocation des ressources financières ;
  7. Produire et transmettre dans les délais établis les rapports financiers mensuels et périodiques exigés par l’organisation et par les bailleurs;
  8. Fournir, sur demande, les documents et les explications demandés pour compléter les dossiers financiers soumis. Le cas échéant, s’assurer d’obtenir les approbations requises ainsi que l’information probante dans le cadre de vérifications externes éventuelles.

Volet ressources humaines

  1. Assurer la saine gestion des ressources humaines selon les politiques et procédures d’Oxfam-Québec et ce, conformément au Code fiscal en vigueur en Haïti pour les employés et les contractuels nationaux et au « Guide des coopérants-volontaires » pour les coopérants-volontaires;
  2. Coordonner et assurer le suivi des dossiers légaux pour la direction pays (Impôts, INSS, dédouanement, litiges,…);
  3. Apporter un appui conseil auprès des différents intervenants pour ce qui est du  processus de recrutement, du suivi et du respect des conditions de travail qui prévalent en Haïti ;
  4. Harmoniser le contenu des dossiers du personnel et approuver les mandats et les contrats de tous les membres du personnel ;
  5. Mettre en place et assurer le suivi du processus d’évaluation et de formation du personnel.
  6. Assurer le transfert des connaissances et la mise en place d’une équipe de travail autonome et performante.

Volet administratif

  1. Superviser les ressources humaines de son équipe ; 
  2. Planifier et coordonner avec les différents intervenants terrain et siège social, l’ouverture et la fermeture des projets en Haïti;
  3. Coordonner les évaluations du personnel et les missions terrain du siège et des bailleurs;
  4. Assurer le développement et le suivi des partenariats dans le cadre du programme de coopération volontaires et des stages ainsi que des projets;
  5. Coordonner les activités de nature logistique.

Autres

  1. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans la prolongation d’une culture d’organisation apprenante;
  2. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation, sur demande.
Profil de compétences : 

Scolarité

  • Diplôme de premier cycle universitaire en administration des affaires – B. A. A. avec option comptabilité;
  • Maîtrise des normes canadiennes en matière de présentation de l’information financière et de contrôle interne.

Langues

  • Maîtrise du français parlé et écrit.
  • Maîtrise de l’anglais parlé et écrit
  • Maîtrise de l’espagnol parlé et écrit

Logiciels utilisés

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et Access).
  • Connaissance du logiciel ACCPAC

Expérience

  • 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
  • Expérience sur le terrain ou de la réalité terrain, un atout.

Connaissances particulières

  • Connaissance des enjeux du développement dans les pays en développement.
  • Bonne connaissance des ONG (philosophie, mission, attentes, etc.);
  • Bonne connaissance de la gestion financière de projets.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

Communications

  • Excellentes habiletés de communication verbale et écrite

Qualités recherchées

  • Capacité démontrée en gestion financière des projets.
  • Excellente capacité à favoriser le travail en équipe, la synergie et l’approche participative.
  • Bon jugement.
  • Sens de l’organisation.
  • Excellente capacité à identifier les priorités.
  • Excellentes habiletés interpersonnelles.

Disponibilité

  • Disponibilité à se déplacer en dehors de Port-au-Prince.

 

Comment poser sa candidature : 

Ce poste vous intéresse ?

Faites parvenir votre candidature (CV et lettre d’intérêt), en spécifiant le titre du poste et le pays d’affectation dans l’objet de votre courriel à :
recrut@oxfam.qc.ca.

Oxfam-Québec souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Prière de ne pas téléphoner

Date limite de réception des candidatures: 
2012-06-27
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