Technicienne ou technicien des Ressources humaines (Paie et avantages sociaux)

Statut du poste : 
Syndiqué CSN
Durée du contrat: 
Permanent à temps plein
Supérieur(e) hiérarchique : 
Coordonnatrice ou coordonnateur des Ressources humaines
Mandat : 

Sous la responsabilité de la coordonnatrice ou du coordonnateur des Ressources humaines, la ou le titulaire du poste assume les responsabilités en matière de gestion administrative et d’appui technique pour la direction des Ressources humaines et du développement des compétences et l’organisation. Elle ou il veille au respect et à l’application des lois, normes, procédures et règles en matière de gestion des ressources humaines et de rémunération pour le personnel du siège-social et outre-mer. Elle ou il agit à titre de personne-ressource auprès du personnel en ce qui a trait aux politiques et aux pratiques relatives à la paie, aux vacances, aux congés et aux autres conditions de travail.

Responsabilités : 

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la ou le titulaire est responsable de :

Général

1. Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel, dans l’interprétation et l’application des lois, des politiques et des procédures en lien avec les conditions de travail et les pratiques internes, et faire preuve de diligence et de discrétion quant au traitement de leur dossier;

2. Collaborer à l’identification des besoins en termes de gestion des ressources humaines et assurer une veille quant aux lois, normes, procédures et règles en matière de gestion des ressources humaines et de rémunération.

Recrutement, sélection et dotation

1. Fournir l’appui administratif nécessaire au bon déroulement du processus de dotation (affichage, réception et présélection des candidatures, référence, test, convocation, réservation de salle, etc.) selon les profils de compétences recherchés;

2. Assurer la rédaction des contrats d’embauche du personnel selon les politiques de l’organisation et les conditions de travail convenues;

3. Collaborer à la préparation et coordonner le programme d’accueil et assurer la formation (conditions de travail, feuille de temps, politiques, etc.) et l’intégration du nouveau personnel;

4. Sur demande, assurer le suivi administratif lors des départs des salariés outre-mer et assurer le suivi des opérations canadiennes lors de leur assignation outre-mer (visas, billets d’avion, fret, entreposage);

5. Assurer le suivi auprès des gestionnaires quant aux évaluations de mi-probation et de fin de probation pour le nouveau personnel.

Évaluation de la performance

1. Assurer le suivi auprès des gestionnaires quant au processus d’évaluation de la performance individuelle et faire des rappels aux dates et à la fréquence prévues;

2. Assurer l’administration du dossier de l’évaluation de la performance, la compilation et la mise à jour des renseignements et la production de différents rapports internes et externes;

3. Maintenir à jour les profils de compétences et les besoins individuels de formation en fonction des résultats de l’évaluation de la performance.

Formation

1. Assurer la réception, la validité, l’approbation, le traitement et le suivi des demandes de formation du personnel;

2. Assurer l’administration du dossier de la formation du personnel, la compilation et la mise à jour des renseignements et la production de différents rapports internes et externes;

3. Fournir l’appui administratif, technique et logistique (convocation, réservation de salle, inscription, etc.) nécessaire à la réalisation des activités de formation individuelle ou de groupe tant à l’interne qu’à l’externe.

4. Sur demande, effectuer des recherches, obtenir des soumissions et préparer divers dossiers.

Rémunération

1. Veiller à l’application uniforme et équitable des politiques de rémunération;

2. Assurer la gestion des feuilles de temps, le traitement des banques de temps (vacances, temps supplémentaires, congés fériés, etc.) et préparer différents rapports mensuellement;

3. Agir à titre de spécialiste du système de paie et assurer le lien avec le fournisseur du système;

4. Assurer le traitement de la paie du personnel du siège-social et expatrié canadien, incluant : l’obtention de la documentation pertinente à l’embauche (formulaires d’impôts, coordonnées, etc.), la création de profil, la gestion des absences courte et longue durée (invalidité), des vacances, des congés fériés, des congés de maternité et parentaux, les avances, les remboursements et la terminaison d’emploi;

5. Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel en ce qui concerne le traitement de la paie et les pratiques relatives aux vacances, aux congés et aux autres conditions de travail;

6. Assurer l’administration et le suivi des différents programmes d’assurances collectives (notamment la gestion des avantages imposables) et d’épargne collectif, assurer le lien avec les fournisseurs et agir à titre de personne-ressource auprès du personnel;

7. Assurer la réalisation du processus de fin d’année (T4, Relevé 1, Relevé 17, etc.);

8. Assurer la production des rapports destinés à différentes organisations externes (CSST, RRQ, RQAP, Emploi-Québec, etc.).

Dossiers du personnel et base de données

1. Rédiger les contrats d’embauche du personnel et des personnes consultantes pour l’organisation;

2. Agir à titre de spécialiste de la base de données du personnel, assurer le lien avec le fournisseur, assurer sa mise à jour et administrer les accès internes;

3. Assurer la rédaction et l’envoi de différents documents ou correspondances concernant les ressources humaines notamment des offres ou des attestations d’emploi;

4. Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des dossiers du personnel;

5. Assurer à la fois un accès efficace et rapide aux dossiers pour les personnes concernées et le maintien de la confidentialité du contenu;

6. Contribuer à la révision et à la mise en page des descriptions de postes, assurer leur mise à jour et, sur demande, collaborer à la rédaction des nouvelles descriptions.

Santé et sécurité

1. Assurer la mise à jour et la diffusion des politiques et procédures en matière de santé et sécurité au travail;

2. Assurer le suivi relatif aux responsabilités de l’organisation notamment en matière de formation des secouristes et d’intégrité du contenu des trousses de premiers soins.

Subventions et programmes de soutien à la GRH

1. Sur demande, obtenir les informations pertinentes et préparer des dossiers relatifs aux programmes de subvention, de formation et de soutien disponibles.

Appui administratif

1. Préparer les bordereaux nécessaires aux encaissements, aux décaissements et aux demandes d’avances pour sa direction et pour l’organisation;

2. Effectuer la prise de note lors de diverses réunions ou rencontre;

3. Dépouiller et distribuer le courrier de la direction;

4. Assurer la gestion de la boîte courriel général de la direction, incluant les banques de candidatures, et le suivi auprès des personnes candidates;

5. Assurer les demandes d’accès informatiques pour le nouveau personnel;

6. Effectuer l’archivage et le classement des dossiers de la direction;

7. Accomplir diverses tâches cléricales (entrées de données, photocopies, télécopies, classement, distribution de rapports ou de matériel, etc.);

8. Appuyer la coordonnatrice ou le coordonnateur des Ressources humaines dans la préparation de divers documents, effectuer des recherches, rédiger diverses correspondances et assurer la mise en forme et la révision de documents divers (rapports, tableaux, correspondances internes et externes, etc.);

9. Collaborer à la préparation et au suivi de différents dossiers, compiler des données, des statistiques et d’autres renseignements;

10. Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différentes directions de l’organisation et les fournisseurs externes de sa direction;

11. Sur demande, recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques et les courriels destinés à la coordonnatrice ou au coordonnateur des Ressources humaines en son absence.

Autres

1. Effectuer toutes autres tâches connexes, reliées à ses compétences et au bon fonctionnement de l’organisation.

Profil de compétences : 

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en ressources humaines ou toute autre formation connexe.

Langues

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.

Logiciels utilisés

  • Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Outlook, Power Point, Access) et de Skype.
  • Maîtrise d’un logiciel de gestion ou d’une base de données des ressources humaines (un atout).
  • Maîtrise d’un logiciel de traitement de la paie et des avantages sociaux.

Expérience

  • Minimum de 3 ans d’expérience pertinente, dont un minimum de 2 ans en gestion de la paie des avantages sociaux.
  • Expérience en milieu syndiqué (un atout).
  • Expérience en gestion de personnel outre-mer (un atout).

Connaissances particulières

  • Bonne connaissance des lois fiscales et des autres lois et normes du travail (un atout).

 Exigences particulières

  • Autonomie dans le travail, esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.
  • Bon sens de l’organisation et des priorités.
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Comment poser sa candidature : 

Ce poste vous intéresse ?

Faites parvenir votre candidature (CV et lettre d’intérêt), en spécifiant le titre du poste et le pays d’affectation dans l’objet de votre courriel à :
recrut@oxfam.qc.ca.

Oxfam-Québec souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi.

Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Prière de ne pas téléphoner

Date limite de réception des candidatures: 
2012-05-03
Oxfam-Québec sur :
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